Processus de Planification de Projet Demande de Subvention.rtf

Préparation

Une demande de subvention qui aboutit est une demande bien préparée, soigneusement planifiée et formulée de façon concise. Le demandeur potentiel doit se familiariser avec tous les critères les plus importants des programmes des organismes auprès desquels il recherche une assistance. Se référer à la personne à contacter pour obtenir les informations relatives à la disponibilité du financement, la date de clôture de réception des demandes, le processus de traitement des demandes avant de se lancer dans la rédaction de la demande; le nom ainsi que les coordonnées de la personne à contacter pour obtenir ces informations figurent souvent à la fin de la description du programme. Les candidats doivent avoir à l’esprit le fait que les conditions de base, les formulaires de demande, les informations et les procédures varient d’une agence à une autre dans l’octroi de la subvention. Ceux qui n’ont aucune expérience dans la demande et l’obtention de subvention peuvent participer à un séminaire sur la rédaction des demandes de subvention. Un séminaire permettra d’approfondir les questions abordées par la présente check-list. Les candidats désirant avoir des documents complémentaires sur les subventions et les demandes de subvention peuvent consulter les références fournies dans le présent produit.

Le développement de l’idée du projet

Il est important de chercher à savoir si l’idée est prise en compte par les organismes de sa localité lorsque l’on développe une idée dans le cadre d’une demande de subvention. Une recherche minutieuse peut être faite dans les organismes et agences gouvernementales et privées accordant des subventions ou des contrats à cet effet. Si un programme similaire existe, le candidat pourrait avoir à revoir  son projet surtout si un double effort est remarqué. Si des différences et améliorations significatives ont été prises en compte par les objectifs du projet, il faudra alors prendre la peine de demander une subvention gouvernementale ou de tout autre organisme d’appui.

L’appui de la communauté

Bien que certains promoteurs puissent trouver cela difficile à gérer, l’appui de la communauté pour la plupart des demandes de subventions est important. Une fois un résumé du projet rédigé, rapprochez-vous des individus ou groupes d’individus appartenant à des organisations académiques, politiques, professionnelles et juridiques qui souhaiteraient apporter leur assistance dans la rédaction de la demande. Le type ou l’étendue de l’appui communautaire est important dans les phases initiales et suivantes de révision de la demande. Les nombreuses lettres d’appui peuvent faire décider l’agence accordant la subvention. N’oubliez pas l’appui du gouvernement ou des autorités publics. Les lettres  d’endossement détaillant  l’engagement et la sanction des domaines précis du projet sont souvent exigées par les agences fédérales. La rédaction des lettres d’endossement peut prendre plusieurs mois puisque des négociations importantes sont faites entre les parties impliquées.

Plusieurs organismes exigent des contrats d’affiliation (un contrat mutuel de partage des services entre les organismes) et des engagements de construction d’espace avant l’accord de l’assistance ou de la subvention. Une des meilleures façons d’obtenir l’appui de la communauté serait par exemple d’organiser des réunions avec les décideurs majeurs de la communauté concernés par l’objet de la demande de subvention. Le forum peut inclure l’analyse de l’opportunité de la demande, le développement d’un contrat d’appui à la demande pour sortir des éléments et données permettant d’appuyer la demande ou le développement d’une stratégie pour avoir l’appui d’un grand nombre de groupes communautaires.

Identification des Sources de Financement

Un passage en revue des sections sur  les Objectifs, Usages et Restrictions d’Usages de la description d’un programme peut permettre de savoir si le programme peut probablement accorder une subvention dans le cadre de la mise en œuvre d’une idée. Ne perdez pas de vue les programmes apparentés comme sources potentielles de financement. Les demandeurs et les organismes octroyeurs devront avoir les mêmes intérêts, les mêmes intentions et les mêmes besoins pour qu’un candidat puisse espérer que sa demande soit acceptable pour un financement.

Une fois l’organisme octroyeur identifié, appelez le numéro  téléphonique fourni dans le document d’information. Demandez un kit de demande de subvention. Entrez ensuite en contact avec certains membres du personnel de l’organisme octroyeur. Demandez des suggestions, des critiques et des conseils par rapport au projet que vous entendez soumettre.  Dans la plupart des cas, plus le personnel de l’organisme est informé de votre demand,e plus il y a de chances qu’il bénéficie de son appui et obtienne un avis favorable. Il est parfois important d’envoyer un résumé du projet à un organisme spécifique avec une autre lettre de demande et demandez à ce qu’on vous aide à le corriger ; demandez des commentaires qui pourront être fournis le plus tôt possible. Il faut toujours se rapprocher de l’organisme pour connaître ses préférences si cette approche est prise en compte. Si l’examen n’est pas concluant et que les différences ne peuvent être résorbées, demandez à l’agence ayant étudié le projet de vous suggérer un autre organisme et une autre agence qui pourrait être intéressé par votre projet. Il est important de se rendre personnellement au siège ou à l’annexe régional de l’organisme. Ceci vous permet de créer non seulement un contact face-à-face mais vous permet d’avoir des détails concernant le projet ainsi que de la documentation archivée au niveau de la bibliothèque de l’organisme (si vous pouvez y avoir accès).

Les agences fédérales exigent de fournir des rapports d’information sur le financement une fois qu’il est approuvé, l’augmentation ou la diminution du nombre de projets dans un Etat donné dépendant du type rapport exigé. Un examen du budget de l’Etat pour l’année en cours et l’année suivante vous permettra de connaître les montants proposés pour les différents postes budgétaires.

Les candidats devront bien étudier les conditions d’éligibilité pour chaque programme fédéral pris en compte. (voir la section sur l’Eligibilité des demandeurs dans la description du programme). Le candidat peut  se rendre compte de ce que comme conditions à l’octroi de la subvention, il devra fournir des services peut-être non prévus comme un service à un groupe de client particulier ou l’implication d’instructions spécifiques. Cela peut conduire à une modification du concept de base pour que le projet soit éligible à l’octroi du financement. Vous pouvez discuter des questions relatives à l’éligibilité avec un responsable  en charge au sein d’un programme donné. 

Les échéances pour le dépôt des demandes ne sont pas à négliger non plus. Elles répondent souvent à un calendrier précis de l’agence devant étudier les dossiers. Certains programmes ont plusieurs échéances au cours de l’année. Les demandeurs devront planifier leur demande en tenant compte des échéances fixées.

Se tenir prêt à rédiger la demande

Tout le long du processus de rédaction , ayez à portée de main un bloc-note pour noter les idées. Tout en passant à chaque fois le cahier de note en revue, essayez d’établir des liens entre les idées. Ne jetez par les idées notées par écrit pendant l’étape de rédaction du projet. Ouvrez un fichier dans lequel vous enregistrez vos idées pour réviser vos idées de temps en temps. Le fichier devra être facile d’accès. La collecte des documents tels que -l’acte constitutif, l’attestation de non- imposabilité  et les statuts-devra être effectuée si possible avant de se lancer dans la rédaction.

Révision et  Analyse Critique

D’un certain point de vue, le premier ou le second jet terminé, trouvez une tierce personne mais alors neutre pour passer en revue le projet de demande pour s’assurer qu’il y a une suite dans les idées et que le raisonnement  a de la clarté et de la cohérence. Il est important de demander des critiques et suggestions constructives à ce niveau au lieu d’attendre  l’agence octroyeur pour le faire pendant la phase d’étude de dossier. Par exemple ; le rédacteur n’a-t-il pas fait des  affirmations gratuites ou utilisé un jargon ou un langage excessif dans la demande ?

La Signature

La plupart des demandes sont adressées à des institutions et non à des individus. Souvent la signature du directeur exécutif est exigée. Assurez-vous de ce que les signatures ont été apposées là où c’est nécessaire.

La netteté

Les demandes devront être saisies, collationnées, imprimées et agencées correctement et de façon nette (suivant les instructions de l’organisme). Chaque package sera examiné pour s’assurer de l’uniformité d’une couverture à l’autre. La reliure peut nécessiter soit des agrafes ou une couverture solide. Se rapprocher de l’organisme pour connaître ses préférences. Un dossier nette, structuré et attractif laissera une impression positive chez le lecteur pour ce qui est du contenu.

L’Envoi

Une lettre d’accompagnement devra toujours accompagner toute demande. Les exigences en matière d’expédition de courrier postales sont valables sauf exigences contraires de l’organisme. Assurez-vous de ce que le délai de transmission ne dépasse pas la date d’échéance. Autrement il faudra trouver des arrangements spéciaux avec le service chargé du projet (celui qui aura la charge ultime de traiter le projet,) le service d’octroi (le service chargé de l’examen du projet et qui décidera de l’octroi) ainsi que le service chargé du contrat (celui qui sera chargé des notifications de décaissement et des accords de subvention) si nécessaire.