CHAPITRE II–LES STRUCTURES ET FONCTIONS DANS L’ENTREPRISE:
Pour assurer le fonctionnement de la firme, un ensemble d’activités est nécessaire.
Certaines sont particulièrement créatrices de valeur ajoutée.
Les activités de même nature sont regroupées dans des fonctions. Les dirigeants ont le choix entre plusieurs structures organisationnelles destinées à assurer une bonne efficience des ressources humaines et matérielles.
I- Les fonctions:
L’administration des entreprises a intéressé plusieurs théoriciens, le premier à s’en être occupé serait H. Fayol : A travers son analyse de la fonction de direction, il formule une théorie administrative complète. Suivent alors d’autres auteurs qui, selon le contexte économique et politique favorisèrent à tour de rôle, des activités spécifiques.
A/-La fonction de direction:
Selon Fayol, diriger revient à :
Planifier: Etablir un programme d’action flexible et précis en fonction des prévisions,
Organiser: Structurer l’entreprise en unités et doter chacune d’entre elles des ressources nécessaires à son fonctionnement,
Commander: User de la capacité d’amener les individus à réaliser les objectifs de l’organisation, cette aptitude repose sur la capacité du dirigent à communiquer et sur sa connaissance des individus,
Coordonner : Mettre en harmonietous les actes de l’entreprise via les réunions avec les chefs de service et les agents de liaison,
Contrôler : Vérifier la conformité des réalisations aux principes établis et aux programmes admis.
P. Drucker s’est intéressé à un autre aspect de la fonction de direction. Selon cet auteur autrichien qui a inventé le précepte du Management Par Objectifs
(Management By Ojectives), le dirigent doit concevoir et faire connaître la stratégie et le but à atteindre, la répartition du travail se fera en conséquence.
Les activités de direction comprennent donc :
- La détermination de la stratégie et des buts,
- La nomination de responsables,
-L’affectation des ressources financières, humaines et techniques,
-Le choix d’une structure organisationnelle,
- La mobilisation des hommes,
- Le contrôle des activités.
B/- Les fonctions suivant le cycle d’exploitation:
①La fonction Approvisionnement:
Deux sous-fonctions composent l’approvisionnement:
-La fonction d’achat : son rôle est :
Acheter à coût réduit,
Choisir des intrants en qualité satisfaisante,
S’approvisionner en quantités suffisantes en matières premières, sous-produits, équipements et services (nettoyage, jardinage et gardiennage…).
⇒L’exercice de cette fonction requiert:
La connaissance des produits,
La capacité de faire le suivi de l’après-achat,
Des qualités personnelles (langues étrangères, base juridique…).
- La fonction stockage : elle assure :
La prévention contre la rupture des approvisionnements,
L’entretien des stocks aux moindres coûts.
②La fonction Production:
Cette fonction est spécifique aux entreprises industrielles (transformation des matières premières et produits intermédiaires en produits finis) et aux entreprises de services (combinaison des ressources humaines, techniques et financières pour concevoir des services).
- La fonction de production englobe :
La réalisation des études et méthodes : Structure des produits, gamme de fabrication (indiquant les quantités à produire, machines à utiliser, temps alloués),
L’ordonnancement et le lancement : Planification et répartition du travail,
La réalisation des opérations de fabrication et le contrôle de la qualité,
L’entretien des équipements.
-L’entreprise dispose de deux manières pour la gestion de production:
La gestion en flux poussés (gestion par l’amont): Il s’agit de produire en fonction des prévisions de vente,
La gestion en flux tirés: C’est la méthode du Juste À Temps qui repose sur la satisfaction de la demande dans des délais courts, la production en petites quantités et le zéro stock.
⇒ La fonction de production doit répondre à quatre impératifs : Le coût, la qualité, le délai et la flexibilité.
③La fonction commerciale :
Cette fonction a évolué parallèlement au développement/saturation des marchés, ainsi, on est passé de la responsabilité de faire écouler les produits à l’ère du marketing.
Théodore Levitt est le premier théoricien à avoir souligné l’importance du marketing, ainsi, il révèle que « la vente se préoccupe du besoin du vendeur de transmuer sa production en liquidités, le marketing de satisfaire les besoins du consommateur par le produit et tout ce qui lui est associé, création, vente et finalement la consommation ». A partir de cette approche, la mission qui incombe à la fonction commerciale s’articule autour de :
La détermination de la stratégie commerciale : qui doit s’inscrire dans les orientations stratégiques de l’entreprise dans son ensemble. On fait alors appel à une panoplie d’instruments pour établir un plan marketing,
La vente proprement dite : La force de vente est l’ensemble du personnel commercial chargé des contacts individuels avec les acheteurs actuels ou potentiels.
Elle s’occupe d’établir les devis, d’administrer les commandes, de prospecter la clientèle…
④Les fonctions de soutien:
ⓐ-La fonction Recherche et développement :
Elle est liée à toutes les autres fonctions de l’entreprise. Elle aspire à:
La mise en place de nouvelles méthodes de fabrication et de nouveaux produits,
L’innovation pour une utilisation plus efficiente des ressources.
ⓑ-La fonction des Ressources Humaines:
Elle assure :
L’administration du personnel: Il s’agit :
* Du recrutement/licenciement…
* De la rémunération, de l’application du règlement intérieur…
La politique du personnel : Elle comprend :
* La politique de recrutement,
* La politique des rémunérations.
ⓒ-La fonction Comptable:
Elle utilise les outils comptables conformes aux lois en vigueur pour traduire les opérations sur le patrimoine et la gestion courante en documents comptables.
La comptabilité analytique est un outil qui s’ajoute à la comptabilité générale pour faciliter la prise de décision.
ⓓ La fonction financière:
Elle a un double rôle :
- Effectuer un arbitrage entre les différents moyens de financement auxquels l’entreprise devrait faire appel en recherchant des niveaux d’investissement rentable et peu risqués,
-S’assurer de la solvabilité de l’entreprise à travers la planification à long et à court terme.
ⓔ - La fonction Audit:
Son but est de :
-Assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information,
-Veiller à l’application des instructions de la direction,
- Favoriser l’amélioration des performances.
ⓕ -La fonction contrôle de gestion :
Le contrôle de gestion est fondé sur un découpage de l’entreprise en centres de responsabilité. C’est un moyen d’aide à la prise de décision qui s’appuie sur un système d’information. Il est conçu pour maîtriser la gestion de l’entreprise, c’est-à-dire prévoir, mesurer et contrôler les performances des principaux responsables en vue d’atteindre les objectifs fixés.
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